Rien de tels que des cas d’usage réels pour se rendre compte de l’impact et de la transformation que les IA apportent chaque jour en entreprise, et notamment sur les départements Achats et fonctions connexes.
Simples ou élaborés, autant d’exemples où l’IA modernise progressivement les habitudes de travail.
D’autres enjeux à adresser ? Le champ des possibles est très vaste. Laissez-nous vous écouter, établir un diagnostic, et déterminer les cas d’usage IA qui se prêtent le mieux dans votre contexte à court, moyen et long terme.
Les acheteurs font face à la difficulté d’exploiter efficacement une multitude de données de benchmark dispersées et stockées de manière déstructurée et désorganisée (pdf, word, excel, PowerPoint). Cette situation limite l’utilisation de données précieuses lors des négociations, en raison de l’absence d’une structure unifiée et d’un accès facile à ces informations pour l’ensemble de l’équipe d’achats (seul le dépositaire de la source en connaît l’existence bien souvent…)
Une solution IA est conçue pour analyser et structurer la vaste collection de documents de benchmark. Après une évaluation initiale de l’hétérogénéité des données et des exigences de confidentialité, un système de labélisation est mis en place pour catégoriser l’information. L’IA consolide ensuite ces données et les rend accessibles aux acheteurs, en précisant à chaque fois le niveau de confidentialité et en référençant la source originale, garantissant ainsi une utilisation éthique et informée des données lors des négociations.
Un chatbot dédié, réservé aux acheteurs, est développé pour faciliter la consultation rapide des données pertinentes pour le benchmark. Cet outil interactif guide les utilisateurs vers les informations les plus utiles pour leur contexte spécifique, en pointant la source documentaire, et la confidentialité des données pour une prise de décision éclairée.
#Achats
+25% de recours au benchmark
+5% de gains de négociations
2 mois : temps projet
#RAG #OpenAI #CodeInterpreter
La direction des Achats est confrontée en fin de process achats à deux étapes successives cruciales, et particulièrement chronophages.
Pour surmonter ces défis, une IA spécialisée en résumé et synthèse de textes juridiques est mise en œuvre. Elle est alimentée avec les diverses offres du fournisseur au fil de la négociation, et avec des informations de contexte ajoutée par l’acheteur. Ainsi, l’outil est capable de :
Dans une deuxième étape, l’outil produit un « kit de déploiement » dans un format de type « legal design », l’objectif étant de diffuser les éléments clés, tels que le type de produits ou services achetés, les obligations contractuelles des deux parties, les conditions tarifaires négociés, les modalités de commande, les contacts opérationnels pertinents, tout en produisant un format « One Pager » ou équivalent très pédagogique et facile à retenir.
Le déploiement se fait via une application web structurée en workflow, où les documents sont chargés séquentiellement, avec une description du contexte pour chaque fichier par l’acheteur responsable. Le résultat est un document Word consolidé d’annexe, et un deuxième document Word de kit de déploiement. Tous deux sont prêts pour relecture et validation.
#Achats
20h : gain de temps côté acheteur pour chaque contrat nouvellement signé (estimation x50 à l’échelle de la direction Achats).
-75% Diminution du nombre de pages d’annexes contractuelles (facilitant ainsi la lecture)
+20% : taux d’adoption des contrats nouvellement signés par les opérationnels
1,5 mois : temps projet
#RAG #Gradio #Python #Langchain
L’intégration de nouvelles solutions SaaS nécessite une évaluation rigoureuse de leur conformité aux standards de cybersécurité établis par la politique de sécurité informatique (PSSI) du client. Le processus actuel, basé sur un questionnaire détaillé (souvent >150 critères), est chronophage et complexe, notamment à cause de la nécessité d’analyser les commentaires libres pour chaque réponse.
L’adoption d’une IA spécialisée en cybersécurité permet d’automatiser l’analyse des réponses fournies par les potentiels fournisseurs. Cette IA est programmée pour identifier les écarts significatifs par rapport aux exigences de sécurité du client, en se basant sur des critères prédéfinis et en tenant compte des nuances apportées dans les champs commentaires. L’objectif est de repérer de manière proactive les risques et les non-conformités potentielles.
Au-delà du questionnaire, le fournisseur est invité à partager ses documents de sécurité (ex PSSI) afin de vérifier la cohérence entre les réponses au questionnaire et les politiques, processus et politique de sécurité interne au fournisseur.
Le déploiement d’une application web facilite le processus d’évaluation en permettant le téléchargement du questionnaire complété et en générant un rapport Excel synthétique (scoring, et listing des points clés bloquants à discuter avec le fournisseur, soit pour recueil d’explications / clarifications, soit pour demande d’amélioration de la sécurité).
#DSI #ETI #GrandsComptes
+15% de détection de non conformité
4h : gain de temps côté client pour chaque analyse de questionnaire. (estimation x15 par an).
2 mois : temps projet
#LLM + #RAG + #FineTuning
Le Service Desk IT, structuré en trois niveaux, fait face à un défi majeur : réduire le temps de résolution global des tickets qui s’élève actuellement à 6 heures en moyenne. Cette durée est principalement due à des aiguillages imparfaits vers les niveaux supérieurs et à des demandes de clarification répétées, entravant l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs.
Une solution IA combinant des algorithmes de machine learning de prédiction, de classification, couplés à une brique d’IA générative permettant une meilleure appréciation du contexte utilisateur (= nature du problème, département d’appartenant, poste occupé…) est testée puis déployée en interfaçage avec l’outil d’ITSM.
La solution permet d’une part de résoudre nativement les tickets simples (ex oubli de mot de passe), puis d’autre part de réduire drastiquement la file d’attente via un routage automatique intelligent et immédiat auprès des groupes d’expert à même de résoudre l’incident. Les utilisateurs finaux bénéficient ainsi d’un temps de traitement drastiquement réduit.
Les utilisateurs continuent de signaler les incidents via les canaux habituels, avec une incitation à privilégier le chatbot pour une interaction plus directe. Du côté IT, un tableau de bord permet aux agents de superviser et de valider les actions de l’IA, assurant une interaction fluide entre l’intelligence artificielle et l’expertise humaine pour garantir la qualité du service.
#DSI #ETI
-5h de temps de traitement bout en bout gagné par ticket (soit -80%)
+15% de ticket d’incident résolus en niveau 1 (better wide knowledge)
+25% d’aiguillage correctement réalisé dès la première tentative
30% des ETP ré-affectés au Niveau 2
3 mois : temps projet
#LLM + #MLClassification + #MLPrédiction + API
Les équipes commerciales, gérant un large portefeuille clients diversifié, peinent à maintenir une veille continue sur chaque compte, impactant la qualité des données CRM et limitant les opportunités d’échanges pertinents basés sur l’actualité récente des clients et prospects.
Un robot IA dédié est développé pour enrichir automatiquement la base CRM par :
Ces informations sont intégrées dans le CRM et mises à disposition des commerciaux sous forme de suggestions d’emails personnalisés en corrélation avec l’évènement détectés, et de scripts de prospection ou de suivi, améliorant ainsi la pertinence et la personnalisation des interactions (amorce personnalisée de conversation).
Un orchestrateur autonome gère plusieurs agents couplés respectivement à LinkedIn, et à la base CRM. L’IA est capable d’analyser et de classifier les événements détectés. Les données enrichies sont ensuite synchronisées avec le CRM, et des résumés quotidiens sont envoyés aux commerciaux par email, pour optimiser leur journée de travail et leur suggérer des angles d’approche renouvelés et personnalisés.
#SalesBackoffice #PME #ETI
+10% d’intérêt (meilleure personnalisation du call to action)
-15% de temps perdu en moins lié aux défauts de qualité de données
+ 15% de leads
4 mois : temps projet
#RAG #Agent #Langchain #Python
Les équipes d’Inside Sales consacrent une part significative de leur temps à des tâches administratives post-appels, impactant leur efficacité et leur capacité à générer des leads. La nécessité de saisir manuellement les détails des appels dans le CRM, de suivre les interactions et de planifier les actions de suivi représente un frein notable à la productivité.
Après une analyse approfondie des outils de communication et des processus de vente existants, une solution d’enregistrement d’appels et de transcription automatique (Speech-to-text) est sélectionnée pour son intégration avec le système CRM actuel. Cette technologie vise à automatiser la saisie des informations relatives aux appels dans le CRM, incluant :
Des tests sont réalisés en condition réelle pour paramétrer l’IA. Plusieurs séances de formations auprès des insides sales pour permettre la prise en main.
Les Inside Sales utilisent une application téléphonique spécifique sur leurs appareils mobiles, qui enregistre les conversations après avoir informé l’interlocuteur. Les enregistrements sont transmis de façon automatique à une IA, qui convertit le contenu audio en texte et le prépare pour l’intégration dans le CRM. Les membres de l’équipe vérifient et valident via, un écran CRM dédié, ces informations avant leur enregistrement final dans le système.
#Sales #PME #ETI
+10% d’appels
+10% de leads
4 mois : temps projet
#Langchain + #Transcript + #Python + #VoIP
La politique de l’entreprise ne permet pas le recrutement d’un(e) assistant(e), bien que le top manager soit submergé par un volume élevé de communications multicanaux (>10 appels tel quotidiens non planifiés, +60 messages Teams, + 150 Emails). Parmi ces communications, figurent :
Le temps consacré à ces tâches est jugé disproportionné par rapport aux autres responsabilités.
Le temps consacré à ces tâches est jugé disproportionné par rapport aux autres responsabilités.
La stratégie adoptée implique le déploiement de plusieurs outils d’IA conçus pour alléger le fardeau administratif du top manager :
L’intégration de « Copilot pour Microsoft 365 » permet une gestion proactive des sollicitations Teams et e-mails, alertant l’utilisateur des priorités directement dans Teams. En complément, un service de secrétariat téléphonique virtuel IA gère les appels et la planification des rendez-vous, offrant une interface conviviale et intuitive. Des formations sont organisées pour faciliter la prise en main de ces outils.
#C-Level #PME #ETI
-15% Diminution du temps de consacré aux tâches « délégables »
<100€/mois de coût mensuel
1 mois : temps projet
#MSCopilot #VerticalSaaS
La direction Juridique est confrontée à un volume élevé de demandes pour des conseils juridiques de premier niveau, notamment pour la préparation aux négociations, la relecture de contrats tiers, et les orientations générales conformes à la politique de l’entreprise. Ces nombreuses sollicitations engendrent des délais de réponse qui peuvent impacter les activités commerciales.
Une « politique » juridique est d’abord établie en adéquation avec les directives juridiques régulièrement appliquées au sein de l’entreprise par la Direction.
Cette politique est « chargée » dans une IA spécifiquement entraînée aux directives et pratiques juridiques internes. Cette IA vise à fournir une réponse immédiate aux demandes de premier niveau, permettant ainsi aux équipes juridiques de se concentrer sur les requêtes nécessitant une expertise approfondie (avec une meilleure gestion des priorités). L’IA est capable de : :
Mise en place du chatbot juridique nouvellement entraîné sur l’intranet, programmé avec les directives juridiques de l’entreprise mais sans accès aux contrats existants, afin de préserver la confidentialité des informations. Ce chatbot offre un support de premier niveau tout en respectant une démarche de « best effort », sans engager la responsabilité de la direction juridique avant une validation humaine.
#DirectionJuridique #ETI
-10% : Diminution du temps de négociation contractuel bout en bout
-15% : Diminution des sollicitations urgentes auprès des équipes juridiques
4 mois : temps projet
#RAG + #FineTuning + #Llama2
La direction Marketing, chargée de générer des contenus publics diversifiés pour promouvoir l’offre de l’entreprise, est confrontée à des défis liés à la coordination avec les équipes opérationnelles et créatives (ces dernières manquant de temps à allouer aux équipes marketing). Cette situation limite la capacité à produire rapidement et efficacement des contenus impactants pour les campagnes marketing.
Cartographie des activités, et formalisation des processus marketing bout-en-bout, incluant une séparation claire des responsabilités. A l’issue de cette phase, et en fonction de la destination des contenus marketing, la direction Marketing accède à un ensemble d’outils permettant de générer de manière autonome des contenus textuels et visuels alignés sur l’identité de l’entreprise.
Ces outils incluent des IA spécialisées en conversion de texte en image, en présentations et en vidéos, encadrées par des directives strictes respectant la charte graphique et éthique de l’entreprise. Une classification et une labellisation des documents sont effectuées en collaboration avec les équipes concernées pour déterminer les ressources accessibles par l’IA.
Accès à plusieurs chatbots « métiers » de création de textes (déployés sur infrastructure interne) + accès à des SaaS verticaux avec une bibliothèque de prompts prédéfinis, adaptés aux exigences Corporate. Cette approche permet une production de contenus en toute autonomie, tout en maintenant une cohérence avec l’image de marque.
#DRH #ETI
+25% de Création de contenus
Iso effectif
+10% de leads directement issus du marketing
1.5 mois : Temps projet
#MultipleRAG #Canva #Midjourney #RunwayML
La DSI, dans le cadre de ses obligations contractuelles, doit fournir annuellement à l’éditeur de logiciels un rapport détaillé d’utilisation, incluant un décompte précis des licences utilisées. La collecte de ces données, actuellement basée sur des déclarations des filiales, est gérée par la DSI Groupe et nécessite une optimisation pour garantir l’exactitude et la ponctualité des informations recueillies.
L’adoption d’une solution d’IA générative transforme le processus de collecte en permettant :
La solution retenue, « Copilot pour Microsoft 365 », est mise en place après une phase de test approfondie, évaluant ses bénéfices et limites dans le contexte spécifique de la gestion des licences logicielles au sein d’un groupe multi-filiales.
#ProjectManagement #DSI #SAM
-10% : Réduction du délai bout-en-bout de campagne de collecte (meilleure réactivité et gestion des relances)
-15%: Diminution du temps administratif consacré à la gestion de ces collectes, à la mise à jour des documents de suivi.
20h : Gain de productivité estimé par collecte (pour ~15 filiales adressées)
1,5 mois : Temps projet
#RAG #MSTeams #Transcript #Copilot #CopilotStudio
Objectif de réduction du temps « administratif » dédié à la gestion des documents de projet, notamment la rédaction des comptes-rendus de réunion, qui empiète sur le temps précieux nécessaire à la coordination et à l’exécution effective des tâches du projet.
La mise en place d’une solution d’IA générative interne et sécurisée transforme la gestion documentaire du projet. Les documents essentiels sont centralisés dans un répertoire projet spécifique, accessible par l’IA, qui pré-génère et met à jour les documents de suivi (tableau des risques, action list) à intervalles réguliers (avant révision par le CdP avant partage).
Les réunions présentielles et virtuelles sont enregistrées, puis converties en comptes-rendus structurés grâce à une technologie de transcription avancée, adaptant le format du document au type de réunion identifié par l’I (typologie de réunion est reconnue par l’IA – suivi de projet, comités de pilotage, workshops…)
L’équipe projet est formée à l’utilisation de ces nouveaux outils au quotidien.
Les pratiques de gestion de projet doivent légèrement évoluer pour adapter l’organisation documentaire à la présence de l’IA, et les tâches administratives se font majoritairement à travers des « prompts » soumises dans un chatbot dédié au projet, et configuré pour obéir à des instructions personnalisées « projet ».
#ProjectManagement #DSI
120h/an : Estimation du gain de productivité
3x : Réduction du temps de production des compte-rendus, et autres documents consécutifs à une réunion
1,5 mois : durée de l’accompagnement conseil bout en bout (incluant intégration & tests)
#RAG #MSTeams #Transcript #Beautiful #Fireflies
Objectif de diminution du temps alloué à l’élaboration au rapport de gestion annuel, document crucial précédant l’Assemblée Générale annuelle.
La solution choisie repose sur l’adoption d’une technologie d’IA générative sécurisée et interne, capable de synthétiser les informations et documents clés de l’année, ainsi que les rapports des années antérieures pour maintenir une continuité et une profondeur contextuelle. Les paramètres de structure et de format sont définis en amont par les responsables, permettant à l’IA de produire un rapport initial en un temps record. Ce dernier est ensuite minutieusement révisé par les dirigeants, qui apportent les ajustements finaux manuellement ou demandent à l’IA des versions révisées si nécessaire.
La solution permet au Directeur Administratif et Financier (DAF) ou au dirigeant de générer directement une ébauche avancée du rapport, depuis leur poste de travail, en parfaite autonomie et sécurité. Cela leur permet par ailleurs une flexibilité totale quant à la relecture, étape critique, en raison des implications légales du document. Ce processus assure non seulement la conformité mais aussi la personnalisation du rapport avant sa présentation aux actionnaires.
A noter : Ce même procédé est de nature à fonctionner de façon équivalente pour l’établissement d’une première version très aboutir du Reporting Social et Environnemental, ainsi que d’un Rapport Annuel pour les entreprises côtées.
#DAF #ETI #GrandCompte
2h: Délai de génération d’une première version très aboutie (incl. Recueil des documents et informations clés)
0,5 mois : durée de l’accompagnement conseil bout en bout (incluant intégration & tests)
40h/an : Gain de productivité estimé
#RAG #MistralAI #Gradio
L’objectif est de minimiser le temps alloué à la rédaction des procès-verbaux (PV) des Assemblées Générales (AG) et des Conseils d’Administration (CA), ainsi que de réduire le délai de leur diffusion aux participants, afin d’accroître l’efficacité administrative et la réactivité organisationnelle.
La stratégie adoptée repose sur l’implémentation d’une solution d’intelligence artificielle générative spécialisée en transcription « Speech-to-text », spécifiquement entraînée pour la rédaction de rapports financiers et administratifs. Cette technologie permet de convertir avec précision les discussions orales en documents structurés et cohérents, respectant les normes des PV d’AG et de CA.
Enregistrement audio des instances (via MS Teams ou dictaphone en présentiel), puis recours à une application web sécurisée pour renseigner les informations contextuelles (nature de la réunion, participants, reconnaissance vocale), et enfin enclencher le traitement de l’enregistrement et la génération des documents finaux, conformément aux formats et standards attendus.
#DAF #GrandCompte
1 h : Délai de génération des PV post-réunion
1 mois : durée de l’accompagnement conseil bout en bout (incluant intégration & tests)
50h / an : gain de productivité estimé
#Transcript #RAG #LangChain #WhisperS
Face à une stratégie d’achat privilégiant la flexibilité via des commandes unitaires, l’entreprise est confrontée à une augmentation des tâches de gestion « purchase-to-pay ». Cette flexibilité entraîne une charge accrue sur la comptabilité, poussant l’entreprise à envisager une sous-traitance offshore pour la saisie des factures.
Un business case concluant a permis de choisir de maintenir en interne l’activité de comptabilité fournisseurs en adoptant une automatisation poussée grâce à l’IA. Cette intégration dans un workflow automatisé couvre plusieurs étapes critiques :
Capacité auto-décisionnelle d’interruption du process pour solliciter une intervention humaine en cas de données incohérentes pour maintenir la qualité comptable.
Une app en mode « unattended » est développée pour assurer la gestion du workflow bout en bout. Les comptables disposent d’un accès de surveillance et d’intervention sur cette app.
#DRH #ETI
-75% : Réduction du délai moyen traitement des factures de 18 à 4.5 jours
6 mois : durée de l’accompagnement conseil bout en bout
ISO effectif : Pas de nouveau poste à créer ni besoin de recourir à de la sous-traitance
#RAG #OCR #Prédiction #OpenAI #RPA
Compte-tenu d’un nombre grandissant de RFI/RFP sous gestion Achats, nécessité de se doter de nouveaux outils pour accélérer la productivité des acheteurs, et leur permettre d’absorber cette charge de travail.
Après une phase d’interviews visant à comprendre précisément les situations de travail les plus chronophages, décision d’implémenter un outil IA à même d’aider les acheteurs à réaliser une première analyse rapide des réponses des soumissionnaires, conformément à la politique Achats de l’entreprise, à la politique RSE, au cahier des charges, et à la grille de dépouillement préalablement établie par les achats.
Développement en low code d’une web app en charge d’appeler des « Agent IA » en mesure de
#Achats
-35% : réduction du temps nécessaire à la première analyse des offres
-1 mois : Temps d’avance calendaire par rapport au planning projet initial
+20% de temps consacré au volet de sélection, négociation, ajustement, où la valeur Achats est la plus forte.
3 mois : durée de l’accompagnement conseil bout en bout
#RAG #AsureOpenAI #Assistant #LowCode
Départements Achats ayant en gestion toutes dépenses >25k€/an, mais dont la distribution des fournisseurs s’allonge considérablement au-delà du top 20. Peu de temps à consacrer à la gestion de ces fournisseurs / dépenses (évalués à >200) et peu de moyens disponibles pour générer des économies à cette échelle. L’enjeu consiste à utiliser l’IA pour enclencher un processus de négociation / rationalisation des dépenses sur ce volet.
– Analyse via l’IA à grande échelle des contrats, purchase orders, clauses susceptibles de permettre facilement l’enclenchement d’une task force de rationalisation des « petits fournisseurs ». associés, c’est sur la phase amont du process que l’apport de l’IA est jugé le plus bénéfique avec :
3 IA distinctes constitués d' »Agents IA » GPT-4 opérant en computer Vision / Q&A sur Excel, puis Assistants IA en Teams + API sur outil Achats.
#CPO
+500% du nombre de « petits fournisseurs » re-challengés
-60% de temps consacré au sourcing au travail préliminaire (avant premiers échanges « humains » déjà très qualifiés)
+25% d’économies générés sur la « longue traine »
6 mois : durée de l’accompagnement conseil bout en bout (du diagnostic jusqu’à la génération effective des nouvelles économies)
#OpenAIGPT-4 #MSTeams #iValuaAPI #RAG #LowCode
